Z cyklu „Obowiązki podatnika”. O książce serwisowej kasy

Krajowi podatnicy, którzy korzystają z urządzeń rejestrujących, muszą pamiętać o przechowywaniu różnych dokumentów. I nie chodzi tutaj jedynie o kopię paragonów fiskalnych, raporty dobowe i miesięczne czy ewidencję zwrotów oraz reklamacji. Bardzo istotną dokumentacją firmową jest również książka serwisowa danej kasy lub drukarki. Nic więc dziwnego, że trzeba ją posiadać przez cały okres stosowania urządzenia fiskalnego.

Informacje na temat urządzenia i przeglądów technicznych

Niekiedy można usłyszeć, że książka serwisowa jest czymś w rodzaju „paszportu” każdej kasy fiskalnej. Służy to zazwyczaj podkreśleniu tego, jak ważna jest wspomniana dokumentacji. Co prawda, na początku znajdują się tam przede wszystkim informacje na temat konkretnego modelu oraz jego producenta. Później jednak właśnie do książki serwisowej wpisywane są dane dotyczące podatnika czy serwisu danego urządzenia fiskalnego. A na tym nie koniec…

Warto przypomnieć, że jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest zlecanie przeglądów technicznych kasy lub drukarki rejestrującej. Natomiast adnotacje na temat wspomnianej procedury są umieszczane właśnie w książce serwisowej urządzenia. Co więcej, również innego typu interwencje będą zawsze odnotowywane w omawianej tu dokumentacji.

Komu trzeba udostępniać książkę serwisową?

Tak jak wspomnieliśmy na samym początku, przedsiębiorca musi przechowywać książkę serwisową przez cały okres użytkowania kasy bądź drukarki. Obowiązek ten wynika z faktu, że dokumentację trzeba udostępniać w 2 sytuacjach. Po pierwsze, gdy ma dojść do przeglądu technicznego danego urządzenia fiskalnego. Po drugie, podczas kontroli przeprowadzanej w firmie przez organy skarbowe. W obydwu przypadkach, brak książki serwisowej będzie oznaczał dla przedsiębiorcy dotkliwe konsekwencje.

Jeżeli brak dokumentacji zostanie stwierdzony przez serwisanta kasy, ma on prawo odmówić wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego lub innej interwencji. Z kolei urzędnicy skarbowi mogą wtedy nawet podważyć poprawność prowadzonej ewidencji obrotu. Ponadto, jeśli przedsiębiorca skorzystał wcześniej z ulgi za zakup pierwszego urządzenia rejestrującego, zostanie on zobligowany do zwrotu całej refundacji.

Na szczęście dla podatnika, przepisy przewidują możliwość stworzenia duplikatu książki serwisowej. W tym celu przedsiębiorca musi nie tylko zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy, ale także zgłosić się do producenta urządzenia.