Raporty – czym są i dlaczego musimy koniecznie o nich pamiętać?

Przedsiębiorca, który dopiero rozpoczyna swoją przygodę z urządzeniem fiskalnym, potrafi myśleć, że praca z użyciem odpowiedniej technologii sprzedaży to pełna realizacja wymogów zawartych w przepisach. Jednak podatnik mający ten moment już dawno za sobą szybko wyprowadziłby pierwszego z błędu, wyliczając poszczególne obowiązki, jakie trzeba spełniać w trakcie prowadzenia działalności handlowej…

To prawda – świat pracy przy stanowisku kasowym nie kończy się na wprowadzaniu odpowiednich danych, podliczaniu całości, wystawianiu paragonu i przekazaniu go klientowi. Rzeczywistość przedsiębiorcy wypełniają także inne powinności: przechowywanie kopii wydrukowanych dowodów sprzedaży (w formie papierowej lub elektronicznej), prowadzenie i bezpieczne przechowywanie książki serwisowej, zgłaszanie urządzenia rejestrującego na przeglądy techniczne (odbywające się nie rzadziej niż co 2 lata), jak również – wykonywanie stosownych raportów. Dziś poruszymy temat tych ostatnich.

Raporty dobowe

To nic innego, jak raporty, które zawierają informacje na temat naszego dobowego obrotu. Z reguły dokument ten realizuje się na koniec dnia, po zamknięciu sprzedaży. Niemniej, zdarza się czasem, że przedsiębiorca zapomni o tej czynności. Czy jest to sytuacja patowa, która pozostawia trwały ślad błędu na dokumentacji związanej z prowadzoną ewidencją? Odpowiedź brzmi: nie – istnieje sposób, aby wyjść z tej sytuacji. Wystarczy, że podatnik, rozpoczynając kolejny dzień pracy, wykona zaległy raport dobowy przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji. To jedyna możliwość – w innym wypadku brak raportu, wykonanego w odpowiednim czasie, może niekorzystnie wpłynąć na obraz prawidłowości prowadzonej sprzedaży. Jest tylko jeden wyjątek od tych reguł – czynność ta nie musi być wykonana, jeżeli w danym dniu nie została zrealizowana ani jedna transakcja, bowiem dokument i tak zawierałby wartość zerową.

Raporty miesięczne

Analogicznie do pierwszego, drugi rodzaj dokumentu prezentuje dane dotyczące naszego obrotu w skali jednego miesiąca. Co nie oznacza, że koniec tego okresu wyznacza granicę, ostateczny termin na realizację raportu. W rzeczywistości, przepisy jasno mówią, że ostatni moment na jego wykonanie to 25 dzień miesiąca następującego po tym, który ma się znaleźć na dokumencie. Podobnie, jak w poprzednim wypadku, brak takiego raportu oznacza zły sygnał dla Urzędu Skarbowego, który może położyć się cieniem na wiarygodności rzetelnej ewidencji obrotu. Oczywiście, istnieje ten sam wyjątek, czyli – brak jakiejkolwiek sprzedaży w danym miesiącu. Trzeba jednak przyznać, że to dość wyjątkowa okoliczność, która zapewne rzadko się zdarza w normalnie prowadzonej działalności handlowej.

Wygodne rozwiązania

Realizacja raportów dobowych i miesięcznych to jeden z obowiązków fiskalnych, których wykonywanie bezwzględnie należy do przedsiębiorcy. Zaniechanie tych czynności pozostawia błędy w ogólnej ewidencji i grozi nieprzyjemnymi konsekwencjami ze strony organów skarbowych (np. nałożeniem wysokich kar grzywny). Jednym słowem – od tej powinności nie możemy uciec. Ale za to możemy ją sobie uprościć. Jak? Współczesne technologie sprzedaży dysponują różnymi rozwiązaniami, które usprawniają wykonywanie raportów. Mogą to być klawisze funkcyjne, pozwalające na definiowanie własnych skrótów – dzięki temu realizacja danego dokumentu potrafi odbywać się przy użyciu jednego przycisku. Może to być również opcja programowalnych przypomnień, czyli automatycznych komunikatów, pojawiających się w odpowiednim momencie pracy. Wybór odpowiednich środków zależy już od indywidualnych upodobań danego użytkownika.