Nie ma żadnych wątpliwości co do tego, że paragon fiskalny musi zawierać prawidłowe informacje na temat zarejestrowanej transakcji. Jakiekolwiek błędy na wspomnianych dowodach sprzedaży będą później miały negatywny wpływ na poprawne prowadzenie firmowej księgowości. Nie da się jednak całkowicie ustrzec przed pomyłkami na paragonach… Za ich wystąpienie odpowiada tzw. czynnik ludzki, a więc po prostu błąd osoby, która obsługuje kasę lub drukarkę rejestrującą. A co należy zrobić, gdy już stwierdzimy, że wystawiliśmy paragon fiskalny z oczywistą pomyłką?
Wystaw prawidłowy paragon i skoryguj błędny dokument
Odpowiedź na pytanie postawione we wstępie tylko z pozoru jest prosta. Pierwszą czynnością, którą należy wykonać po stwierdzeniu błędu na paragonie fiskalnym, będzie ponowne wystawienie dowodu sprzedaży – tym razem z prawidłowymi informacjami na temat danej transakcji. To jednak nie wszystko… Obowiązujące przepisy wymagają również dodatkowego skorygowania każdej pomyłki. Wynika to z tego, że paragon fiskalny – także dokument z oczywistym błędem – zapisuje się w pamięci urządzenia rejestrującego. A wystawionego dowodu sprzedaży nie da się tak po prostu skasować (nie ma kasy lub drukarki fiskalnej, która by na to pozwoliła). Dokument zawierający oczywisty błąd trzeba więc uwzględnić w odrębnej ewidencji, która dotyczy wyłącznie pomyłek na paragonach fiskalnych. Dopiero na podstawie takiej adnotacji dokonuje się korekty w firmowej księgowości, np. w KPiR.
Ewidencja oczywistych pomyłek na paragonach – jak ją prowadzić?
Szczegółowe wytyczne, dotyczące samej ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach fiskalnych, zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Co ciekawe, umieszczone tam przepisy wyjaśniają klarownie wyłącznie informacje, które muszą się znaleźć w każdym wpisie do omawianej dokumentacji. Nie ma tam więc mowy o konkretnej formie ewidencji oczywistych błędów na paragonach. Podatnik może do tego wykorzystać np. segregator lub teczkę z wydrukami. Albo dowolną inną formę dokumentacji, która pozwoli na rzetelne przechowywanie sporządzonych adnotacji.
A co z samą treścią wpisu? Każda adnotacja w omawianej ewidencji musi zawierać informacje o błędnie zarejestrowanej sprzedaży (w tym wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego) oraz krótki opis przyczyn i okoliczności popełnienia pomyłki. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wymaga także, aby do wpisu dołączyć oryginał paragonu fiskalnego, który będzie stanowił potwierdzenie zaistniałej sytuacji.
Na koniec warto więc podkreślić z całą mocą, że dowodu sprzedaży z oczywistym błędem nie tylko nie można skasować z pamięci urządzenia rejestrującego. Takiego paragonu fiskalnego nie można również wyrzucić.
Poruszyliście jedną z ciekawszych kwestii, dotyczących „fiskalnego świata”. Kwestię, która – mimo coraz nowocześniejszych technologii i rozwiązań – wygląda wg mnie dość przestarzale. Sprawę, która – choć tak powszechna, zrozumiała, przewidywalna – nie jest tak bardzo ściśle określona przepisami, rozwiązaniami technologicznymi i nagłaśniana w kontekście obowiązków podatnika (jak choćby np. przeglądy techniczne, wymogi związane z książką serwisową czy wystawianiem raportów fiskalnych). Dobry tekst!