Czym jest elektroniczna kopia paragonów?

Przechowywanie kopii paragonów to jeden z podstawowych obowiązków podatnika, który stosuje kasę fiskalną. Wiele osób, po usłyszeniu o gromadzeniu dokumentów, pomyśli zapewne o składowaniu papierowych wydruków. Niemniej, współczesne urządzenia fiskalne oferują spore udogodnienie w kwestii przechowywania kopii paragonów. Chodzi oczywiście o modele z elektronicznym modułem i kartą pamięci.

Co mówią przepisy?

Obowiązek przechowywania kopii paragonów jest obecnie szczegółowo zdefiniowany przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku (w sprawie kas rejestrujących). Warto pamiętać, że przepisy określają m.in. okres archiwizowania wspomnianych danych. Zgodnie z prawem, kopię każdego paragonu trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony. Ponadto, dokumentacja tego typu musi być czytelna i udostępniana do kontroli urzędników skarbowych.

Jak działa kasa fiskalna z kopią elektroniczną?

Działanie elektronicznej kopii paragonów jest bardzo łatwe do wytłumaczenia. Technologia ta wykorzystuje specjalny moduł, zamontowany wewnątrz urządzenia, oraz kartę pamięci SD lub microSD. I to właśnie na wspomnianym nośniku, całkowicie automatycznie, zapisywane są kopie paragonów. Kasy i drukarki z takim rozwiązaniem nie zadrukowują więc dodatkowej rolki papieru. W ich przypadku wystawiane są jedynie paragony dla klientów.

O czym musi pamiętać podatnik, który korzysta z takiego urządzenia? Przede wszystkim o bieżącym kontrolowaniu poprawności i terminowości przekazywania danych do archiwizacji. Poza tym, powinien używać nośników informatycznych, które zdefiniowano w książce urządzenia oraz stosować jedynie autoryzowane przez producentów programy archiwizujące.

Czy to się opłaca?

Praktyka pokazuje, że kopia elektroniczna jest nie tylko wygodna, ale także oszczędna i bezpieczna. Co prawda, za samo urządzenie będzie trzeba zapłacić nieco więcej, niż za model z technologią tradycyjną (papierową). Jednakże, w codziennej pracy będzie ono zużywało zdecydowanie mniej materiałów eksploatacyjnych. Ponadto, o bezpieczeństwo dokumentacji można dodatkowo zadbać, zapisując cyfrową kopię paragonów na innym nośniku, np. na pendrivie lub płycie DVD.